Zeitmanagement: Stellen Sie Ihre Projektplanung auf den Kopf

Prof. Dr. Lothar Seiwert ist Europas führender und bekanntester Experte für das neue Zeit- und Lebensmanagement. Der prominente Keynote-Speaker und international erfolgreiche Bestsellerautor, mit mehr als vier Millionen verkaufte Bücher in über 30 Sprachen, leitet die Heidelberger Seiwert Keynote-Speaker GmbH, die sich auf Time- Management, Life-Leadership und Work-Life-Balance spezialisiert hat.

Ein Marketer kommt zu Ihnen und sagt: „Ich komme mit meiner Zeit nicht zurecht.” Was raten Sie ihm?

Prof. Dr. Lothar Seiwert Ganz einfach: Machen Sie die Zeit zu Ihrem Verbündeten. Wie das geht? Spielen Sie Zeit-Detektiv. Finden Sie heraus, in welche Zeit-Fallen Sie immer und immer wieder tappen. Versuchen Sie, zu viel auf einmal zu tun? Haben Sie keine klaren Zeit-Pläne und Prioritäten? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben an andere abzugeben? Schieben Sie Unangenehmes endlos vor sich her? Oder: Können Sie einfach nicht Nein sagen? Überlegen Sie, wo Ihre ganz persönlichen Zeit-Fallen sind. Gehen Sie die schlimmsten konsequent an.Wann und wo ist Zeitmanagement sinnvoll? Wann und wo nicht?

Prof. Dr. Lothar Seiwert Zeitmanagement ist einfach immer sinnvoll. Obwohl: Eigentlich kann man die Zeit gar nicht managen. Was wir aber sehr gut managen können, sind unsere Aufgaben und Projekte. Hier lässt sich schon mit wenig Aufwand viel bewirken. Ganz wichtig: Versuchen Sie nicht, immer mehr Arbeiten und Termine in Ihren Kalender zu packen. Es geht nicht darum, aus einer Stunde 66 Minuten herauszuholen. Es geht darum, sich von unsinnigen Aufgaben zu trennen, Ballast abzuwerfen und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu gewinnen.

Verglichen mit den 80er Jahren und dem Just-in-Time-Syndrom – ist die gefühlte Geschwindigkeit von Zeit seitdem weiter gestiegen?

Prof. Dr. Lothar Seiwert Computer, Mail, Handy und Co. sorgen dafür, dass die Uhren sich immer schneller zu drehen scheinen. Stress und Hektik sind für viele geradezu ein Statussymbol. Geschwindigkeit ist zum Synonym für Leistung geworden. Wer nie Zeit hat, umgibt sich mit dem Nimbus, ungeheuer viel zu leisten. Wer seine Aufgaben dagegen mit einer angemessenen Portion Gelassenheit erledigt, läuft Gefahr, als Trödler oder Transuse abgestempelt zu werden. Tatsache ist aber, dass sich die Dinge ohne sinnlosen Zeitdruck viel besser und sogar schneller erledigen lassen, weil die Konzentration dann ganz einfach größer ist.

Manche Marketer erledigen Wichtiges immer erst zum spätmöglichsten Termin, oft unter Zeitdruck. Gut oder schlecht?

Prof. Dr. Lothar Seiwert Es gibt sicher Leute, die zu Hochform auflaufen, wenn Sie unter Zeitdruck arbeiten: die „Adrenalin-Junkies”. Doch auf Dauer wird der Zeitdruck übermächtig. Gerade in Bereichen wie dem Marketing, wo Kreativität gefragt ist, kann man so sehr schnell in der Sackgasse landen. Mein Tipp: Stellen Sie Ihre Projektplanung auf den Kopf. Streichen Sie den Endtermin für ein wichtiges Projekte dick in Ihrem Kalender an. Schauen Sie, wie viel Zeit Ihnen noch bleibt. Reservieren Sie dann jeden Tag ein entsprechendes Zeitfenster. Ganz wichtig: Planen Sie großzügig und vergessen Sie nicht, Puffer für Ungeplantes und Probleme zu berücksichtigen.

Ihr Tipp, wie Marketer intelligenter mit ihrer Zeit umgehen können?

Prof. Dr. Lothar Seiwert In den Marketing-Abteilungen geht es oft ganz schön hoch her. Das kann ziemlich stressig werden. Deshalb versuchen viele Marketer, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, um Zeit zu sparen. Was wir jedoch als Multitasking bezeichnen, ist nur ein rasanter Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben. Das überfordert unser Gehirn. Die Folge: Überflüssige Pannen und Flüchtigkeitsfehler. Das mindert unsere Effektivität um bis 40 Prozent. Also: Prioritäten vergeben und alles schön der Reihe nach erledigen. Übrigens: Wenn Sie jeden Tag höchstens drei Prioritäten in den Mittelpunkt stellen, haben Sie gute Chancen, das Wichtigste zu schaffen.

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